A folyamatszervezés megtérülése

A folyamatszervezés megtérülése

Minden cég más, ezért előre nem megmondható, hol van a legtöbb lehetőség a fejlődésre egy vállalkozásban. Éppen amiatt érdemes az adatokat rendszerezetten gyűjteni és feldolgozni, a folyamatokat leírni, hogy láthatóvá váljanak azok a területek, ahol megtérül az átalakítás, ahol a legjobban hasznosul időt, energiát, pénzt befektetni.

Nézze végig az alábbi listát: Ön hol kezdené? Melyik az a folyamat, ahol már néhány kis módosítással is sokat tud javítani a hatékonyságon? Tegye meg ezeket az első lépéseket, és az általuk felszabaduló erőforrásokkal azután már tovább tud lépni.

Azok a vállalkozások, amelyek egy garázsból indulva multinacionális nagyvállalatokká nőttek, mind pontos, dokumentált folyamatok alapján működnek.

Adatkezelés

Redundancia az, amikor egy adatot többször rögzítenek több helyre. Ez több időt igényel, és hibalehetőség is egyben. Később az adatokat nehezebb visszakeresni, a cégen belül esetleges, hogy melyik személy birtokában vannak, ez lassítja vagy akár akadályozza a munkát.

Jellegzetes példa, amikor az ügyfél adatait felveszik az első kapcsolatfelvételkor – például marketing megkeresés, érdeklődés, email, első találkozás – és ezek az adatok nem adatbázisba kerülnek, hanem telefon névjegybe, email partnerbe, esetleg egy Excel táblázatba.

Ugyanez a partner később – jó esetben – vevővé válik. Ekkor az adatait ismét rögzítik a megrendelésbe, a szállítólevélbe, a szolgáltatás nyilvántartására szolgáló rendszerbe. Végül számlát kap a vevő, és az adatait a számlázó rendszerbe is be kell írni.

A szállítókkal és az együttműködő partnerekkel hasonló a helyzet: telefon címjegyzékben, emailekben, kézi feljegyzéseken hányódnak az adatok, és sok esetben soha nem kerülnek adatbázisba.

Ha minden adatot egy helyre gyűjtünk jól kialakított struktúrában, akkor

  • mindenki hozzáfér, akinek szüksége van rá
  • az egyszeri adatbevitellel időt nyerünk és csökkentjük a hibázást
  • az így nyert idő alatt több különböző adatot lehet rögzíteni, amelyekből pontosabb információ nyerhető
  • profizmust sugárzik a cég, amikor partnerekkel való kommunikációban felhasználja a már ismert adatokat, például nem kérik el az ügyfél anyja nevét sokadszor is – én már szakítottam meg több évtizedes üzleti kapcsolatot amiatt, hogy újra elkérték az adataimat
  • lehetővé válik az adatok elemzése, a döntéseket segítő információt nyerünk.

Cél a redundáns adatkezelés elkerülése azáltal, hogy minden adatnak van egy karbantartási helye, ahonnan automatikusan (interfész – programok közötti adatkapcsolat), félautomatikusan (fájl beolvasása) vagy manuálisan (kézi másolás) átkerül a többi helyre, ahol szükség van rá.

Érdemes pontosan meghatározni és leírni a folyamatot: ki, mikor, milyen adatot hova rögzít, és ahhoz ki hogyan fér hozzá, mire használja fel.

Nyilvántartás

Ráfordítások, költségek

A költségek nyilvántartása lehetővé teszi a kontrollálásukat, és előfeltétele a megtérülés elemzésének.

Készletnyilvántartás

A pontosan vezetett készletnyilvántartás több előnyt is jelent:

  • mindig pontosan tudható, mi hol van – a keresgéléssel töltött idő produktív munkára fordítható
  • lehetővé válik a beszerzések tervezése, ezáltal kizárható a készlethiány miatti leállás, és optimalizálható a szállítási költség jól megválasztott rendelési mennyiséggel és sürgősségi felár nélküli szállítási határidővel
  • nyilvántartással optimalizálható és kontrollálható a felhasználás: az elemzés rámutat a felhasználás javítandó pontjaira, illetve kiszűrhetőek az esetleges visszaélések

Időráfordítás

  • A ráfordított idő nyilvántartásával lehetővé válik a munkatársak igazságosabb és jobban motiváló javadalmazása.
  • Az elemzés rámutat az idő felhasználásának javítható pontjaira.
  • Pontosan kalkulálható a ráfordított idő értéke, megtérülése.

Marketing

A marketing és reklámköltségek pontos nyilvántartásával mérhető és javítható azok megtérülése, ezáltal jobb döntéseket lehet hozni arról, mire érdemes magasabb keretet biztosítani, mire nem érdemes költeni.

Bevételek

A bevételek nyilvántartása általában pontos, és az elektronikus számlázó rendszerek megjelenése óta rendezett formában is elérhető. A legtöbb számlázó program már lehetővé teszi a követeléskezelést – ennek automatizálása jelentős időmegtakarítást és nagyobb fizetési hajlandóságot eredményez: ha időben szólunk a vevőnek, hogy hamarosan lejár a tartozása, nagyobb eséllyel egyenlíti ki, mintha a már lejárt tartozására figyelmeztetjük.

Megtérülés-, hatékonyság-elemzés

Ha a bevételeket és a ráfordításokat egységes rendszerben tartjuk nyilván, az lehetőséget teremt a kontrollingra: láthatóvá válik egyes költséghelyek, projektek, termékek megtérülése. Sok esetben egy-egy jól jövedelmező projekt, termék vagy üzletág hasznát veszteséges tevékenységekre fordítja a cég. Rosszabb esetben az egész cég veszteséget termel, miközben az árbevétel nő, és a tulajdonos abban a hitben él, hogy a cége fejlődik.

Rend

Rend van, amikor mindennek van helye, és minden a helyén van. Tágabb értelemben igaz ez a folyamatokra is: rend van, amikor minden tevékenységnek van helye a munkafolyamatban, felelőse, előzménye és következménye, és ezeket be is tartják.

A rend hiánya egy sor többlet ráfordítást okoz:

  • a keresgélés idő, ezáltal fölösleges költség
  • a nem tervezett események, helyzetek (elfogy az alapanyag, késik a teljesítés, elkallódik a megrendelés, „elsüllyed” egy email) kezelése mindig több időbe és pénzbe kerül, mintha tervszerűen, szervezetten dolgoznánk
  • rejtve maradnak többletráfordítások (dupla munka, időveszteség, stb.)

A rend lehetővé teszi

  • az automatizálást
  • ezáltal a munkaerő jobb kihasználását (az emberi teljesítmény hozzáadott értéke nagyobb, mint a droidmunkáé)
  • az állandó minőséget, ami a vevők szemében a megbízhatóságot jelenti
  • az átlátható működést, ami a vevők számára biztonságérzetet jelent, könnyebben döntenek a vásárlás mellett
  • a vezetők mentesítését az operatív mikromenedzselés, a „tűzoltás” alól
  • ezáltal a vezetés stratégiai, taktikai tervezését
  • végső soron a cég életben maradását, fejlődését.

Humán erő gazdálkodás – az emberi tényező

Ellenállás a munkatársak körében – hogyan kezeljem?

Félnek a változástól

Azok az emberek, akik képesek rendszeresen és sokáig ismétlődő feladatokat elvégezni – azaz monotonitástűrők – ugyanakkor nehezebben fogadják a változásokat. Sokan vannak, akik emiatt lenézik a nehezebben alkalmazkodó munkatársakat, esetleg el is bocsátják azokat, akik lassabban tanulnak bele az új rendszerekbe. Pedig egy jól szervezett, automatizált folyamatban szükség van azokra az emberekre is, akik azt – sok esetben monoton munkavégzéssel – üzemeltetik.

Ezért fontos már az előkészítési fázisban időt és erőforrást biztosítani a betanításra. Megfelelő oktatással sok jó munkaerőt nyerünk az új rendszerek működtetéséhez.

Félnek a kontrolltól

Azok a munkatársak, akik lojálisan, odaadóan dolgoznak, általában örülnek a pontosabb kimutatásokat hozó rendszereknek, hiszen ezzel fény derül az ő jó munkájukra. Általában azok szoktak berzenkedni a kontroll ellen, akiknek van takargatnivalójuk – ha az ilyenek elhagyják a céget, az nyereség, egy külön pozitív hozadéka a változásnak.

Félnek, hogy elveszítik a munkájukat, ha automatizáljuk

Drámai lehet szembesülni azzal, hogy a jó folyamatszervezés, egy automatizálási folyamat eredményeképpen több napi, esetenként több heti munka elvégezhető néhány gombnyomással. Sokan azért állnak ellen a változásoknak, mert félnek, hogy elveszítik a munkájukat.

Még a tervezés időszakában osszuk meg a munkatársakkal azt is, hogy a felszabaduló időt mire akarjuk felhasználni. Például olyan adatok nyomonkövetésére, elemzésére, amelyeket eddig időhiány miatt nem rögzített senki. Jobb, gyakoribb kommunikációra vezetők és beosztottak között a beosztottak tervei, előmenetele, teljesítményértékelése terén.

Kiszámítható keretek

Biztonság

A munkatársak biztonságérzete javul, ha pontosan tudják, mit várunk el tőlük.

A pontosan leírt feladatok igazságosan számonkérhetőek és jutalmazhatóak. Példa: az órabérben dolgozók – szándékosan vagy tudattalanul – lassabban dolgoznak, sokat túlóráznak. A teljesítmény jutalmazásával hatékonyabb lesz a munkavégzés, több lesz a dolgozók sikerélménye és szabadideje is, emiatt szívesebben dolgoznak – a jó hangulatban végzett munka pontosabb, hatékonyabb, a cég érdekét is jobban szolgálja.

Lojalitás, elfogadás

Ha a munkatársak ismerik a cég folyamatait, akkor értik, mit miért csinálnak.

Az értelmes munka sikerélményt ad, a sikerélmények által lojálisabbak lesznek a céghez.

Aki ismeri és érti a saját munkájának a helyét a tágabb folyamatokban, az türelmesebb a kollégáival.

A pontosan körülhatárolt és leírt feladatok és kapcsolódó munkafolyamatok segítik az egymás mellett dolgozók együttműködését, felelősségvállalását.

Elsimulnak a részlegek közötti konfliktusok, jobban megbecsülik egymást, ha átlátják, hogyan segíti a másik munkája az ő életüket és a cég működését.

Új munkatárs felvétele

Egy pontosan dokumentált munkakörbe felvett új kolléga betanítása nem vesz el sok időt a régebbi munkatársaitól, sőt, eltűnik a „sugdosós játék” típusú hibalehetőség is, amikor minden ismeretátadási lépésben kopik az információ pontosság, míg a sokadik betanuló utód már nem érti, amit csinál(nia kellene).

Odaadhatjuk az új munkatársnak a folyamatok leírását, olvassa el, gyűjtse össze a kérdéseit. Ez a módszer egyúttal meg is mutatja az új kolléga elkötelezettségét, kiszűri azokat, akik nem akarnak. A kérdések megválaszolásával kiküszöbölhetőek a „nem értem” típusú hibázások, a munkatársak saját felelőssége nő.

Helyettesítés

Ne legyen pótolhatatlan ember – mindenkinek legyen kijelölt helyettese!

Aki nem adja át a tudását, az minden munkát magára ránt, ezáltal túlterheltté válik, nem megy szabadságra. Egy idő után panaszkodni fog, végül megbetegszik, vagy elhagyja a céget, és a helyettesítése komoly gondot okoz.

A jól definiált és dokumentált folyamatokban gördülékenyen megoldható a helyettesítés, a munkatársaknak van lehetősége rendszeresen feltöltődni, a cég működése folyamatosan biztosított.

A folyamatszervezés ára

A cég fejlődésével, a körülmények változásával változnak a folyamatok is. A folyamatszervezés folyamatos munka. Mindig, amikor egy hibára fény derül – jól szervezett folyamatok mellett fény derül –, akkor nagy valószínűséggel érdemes a folyamatokon módosítani, hogy a hiba máskor ne forduljon elő.

A folyamatok rendszeres javítása napi feladat, érdemes beépíteni a munkafolyamatokba.

Vannak helyzetek, amikor a napi rutin mellett projektszerűen több időt kell fordítani a folyamatok újragondolására. Tipikusan ilyen helyzetek, amikor

  • a cég növekszik (új üzletág, új piacok, jobb marketinggel több érdeklődő és vevő)
  • a cégvezető eléri a saját memóriájának és munkaidejének a határát (már nem tudja fejben tartani és egyszemélyben mikromenedzselni a cégét)
  • nagyobb külső változás esetén (piac – pl. válság, technológia – pl. internetes vásárlás elterjedése, új konkurens)
  • a tulajdonos át akarja adni az operatív irányítást (ügyvezető alkalmazása, cégeladás, nemzedékváltás)

A projekt szintű folyamatszervezés komoly elkötelezettséget kíván a vezetőtől.

Fájdalmas ellentmondás, hogy éppen akkor van rá a legnagyobb szükség, amikor a vezető a legkevésbé ér rá, „el van havazva”, napi „tűzoltással” foglalkozik. Ez tipikus tünete annak, hogy már körmére égett a folyamatszervezés feladata.

Ilyenkor az a módszer, hogy a cégvezető kijelöl saját magának egy idősávot, amikor csak a folyamatokon dolgozik. Az első lépések eredményeképpen – ha a megfelelő lépéseket teszi meg – már felszabadul annyi idő és pénz, amennyi a következő lépések megtételéhez szükséges.

Kérjen egy óra folyamatszervező konzultációt!