Biztosan tudja: egy cég vagy fejlődik, vagy hanyatlik – stagnálás nincs. A fejlődés olyan, mint a cápa: ha megáll, meghal(unk). A jó vállalatirányítási rendszer együtt fejlődik cégével, pontosan követi cége folyamatait, és éppen azokat a kimutatásokat tartalmazza, amelyekre Önnek szüksége van.

A fejlesztés alapja a jó döntés

Aki precízen, pontosan, ésszerűen kezeli a rendelkezésére álló adatokat, az gyorsabban és jobban tud dönteni. Aki jobban kihasználja a rendelkezésére álló erőforrásokat, az gyorsabban tud fejlődni. A vállalatirányítási rendszer az adatok rögzítése és rendszerezése – a fejlődés alapja.

Ön fejleszteni akarja a cégét, rendre vágyik, át akarja látni, mi történik.

A jó vállalatirányítási rendszer együtt fejlődik cégével, pontosan követi cége folyamatait, és éppen azokat a kimutatásokat tartalmazza, amelyekre Önnek szüksége van. Nincs millió bonyolult funkció, nincsenek átláthatatlan menük, csapdát sejtető mellékutak. Éppen annyira bonyolult a rendszer, mint az Ön cége. 

Adatkezelés

Tekintsük át együtt, milyen munkafolyamatokban hogyan kezel adatokat Ön vagy a munkatársai:

• Mennyi időt töltenek kézi adatkezeléssel?
• Van-e olyan információ, amit több helyen tartanak nyilván, ezzel kaput nyitva a káosznak?
• Előfordul-e, hogy gépben lévő adatokat kinyomtatnak, majd újra begépelnek?
• Használnak-e különálló táblázatokat összefüggő adatok kezelésére?
• Emlékszik minden beszélgetésre? Kinek mikor mit ígért meg? Voltak már kínos pillanatai, amikor magyarázkodnia kellett, mert elfelejtett valamit?

Nyilván tudja, hogy az élőmunka a legkevésbé költséghatékony erőforrás. Ráadásul a kézi adatkezelés lélekölően unalmas is – szoktassa munkatársait kreatív munkára, hogy cége dinamikusan fejlődjön, gyorsan reagáljon a piac változásaira!

Milyen elemzések segítik vezetői munkáját?

• Tudja, hogy melyik termékét, szolgáltatását érdemes fejlesztenie? Melyik terméke a legjövedelmezőbb?
• Még ha el is igazodik a kettős könyvvitel sorai között, vajon minden kérdésére választ kap belőlük? Ugye nem csak a könyvelőjétől vár adatokat cége működéséről?
• Ismeri a vevőit? Melyikük mennyit vásárol Öntől? Mennyit rendel átlagosan? Ki milyen késéssel fizet? Fejben tudja tartani mindezt? Megkeresi azokat, akik egyszer érdeklődtek a terméke vagy szolgáltatása iránt, vagy hagyja elveszni potenciális vevőit?

Hogyan működik egy vállalatirányítási rendszer?

Ha jól szervezett rendszert használ, minden eddigi tapasztalat az Ön cégének fejlődését segíti! Minden cég más, minden cégvezetőnek kicsit másképp jár az agya, mindenhol kicsit másképpen vetődnek fel a kérdések, ezért érdemes testreszabott, optimalizált rendszert használni, amelynek segítségével bármikor láthat cégéről tűéles pillanatfelvételt!

„Használok Excel fájlokat!”

Sokan használnak Excel fájlokat, sőt összelinkelt Excel rendszereket. Az Excel kiváló táblázatkezelő, ám adatok nyilvántartására, kezelésére adatbáziskezelő programot érdemes használni, amit erre a feladatra készítettek! Sokféle adatbáziskezelő létezik, ezek közül egy az Access. Az Access az egyik legritkábban használt Office alkalmazás, pedig felhasználóbarát, egyszerűen kezelhető, és nagyban megnöveli az adatkezelés hatékonyságát. Írtam arról, hogy mire való az Excel, és mire jó az Access.

Ezen kívül még rengeteg más adatbáziskezelő program van, akár online adatkezelésre is. Ezek között több ingyenesen is használható. Mindegyik alkalmas vállalatirányítási rendszerek elkészítésére. Sőt: minden vállalatirányítási rendszer alapja jól szervezett adatbázis.

„Annyiféle szoftvert lehet már kapni, hogyan válasszak közülük?”

A kész szoftverek nagy általánosságban szolgálják ki a megrendelők igényeit, ezért szokták testreszabni a meglévő programot. A programozók – akik értenek a testreszabáshoz – nem értenek az Ön cégéhez. Ezért érdemes a cég folyamatait átvilágítani a testreszabás megrendelése előtt. 

Egy jó programozó elkészít bármilyen rendszert, amit leírnak számára, de nem tudja elképzelni, hogyan működik például egy raktár. Egy jó üzleti elemző le tudja írni cége működését egy programozó szavaival.

A kész szoftverek forgalmazói nem látják át az Ön munkafolyamatait, ők a saját programjuk rendszerében gondolkoznak. Egy dobozos szoftver esetében Önnek kell megértenie a programozók gondolatmenetét. Mielőtt szoftvert választ, értse meg jobban – saját munkafolyamatait!

„Van már ügyviteli rendszerem”

• Minden munkafolyamatot kiszolgál az Ön által használt program? Vagy a munkatársai Excel táblákkal, esetleg papíron próbálják pótolni a hiányzó funkciókat?
• Minden kérdésére azonnal választ kap az integrált rendszerből? Vagy hosszú ideig kell várni, míg egy távoli szakember kinyeri a kért adatokat a kívánt formában?
• Milyen kapcsolat van az Ön által használt rendszerek között? Hogyan kerülnek át adatok egyikből a másikba?
• Hogyan kezeli partnerei adatait? Telefonban, emailekben keresgéli, vagy rendszerben tartja nyilván, ahol minden ügyfélkapcsolatot ellátó munkatársa eléri?

Vizsgálja fölül időről időre rendszereit, hiszen az üzlet gyorsan változik, a rendszerek pedig maguktól nem követik a belső változásokat.